Wat is een verwerking van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct iets over u zeggen. Hiermee bedoelen we informatie die direct over iemand gaat, dan wel naar deze persoon is te herleiden. Voorbeelden zijn uw naam, adres, woonplaats en telefoonnummer. Meer gevoelige informatie, zoals gegevens over iemands ras, godsdienst of gezondheid worden door de wet extra goed beschermd.

Verwerken is een ruim begrip. Eigenlijk omvat het alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan, van verzamelen tot en met vernietigen.

DuoZorg verzamelt persoonsgegevens van:

· Bezoekers en gebruikers van de website;

· Sollicitanten, (potentiele) kandidaten, (ex-)uitzendkrachten en ZZP’ers;

· Medewerkers van opdrachtgevers;

· Medewerkers van leveranciers en andere zakelijke relaties

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

DuoZorg Flexpert (hierna te noemen: “DuoZorg”) is een onderdeel van de Careyn groep (hierna te noemen: “Careyn”). DuoZorg is binnen de Careyn groep een uitzendbureau, dat zich specialiseert in de zorgmarkt. DuoZorg leent personeel uit aan zowel Careyn als aan andere zorginstellingen.

DuoZorg is voor deze activiteiten verwerkingsverantwoordelijk. Dit houdt in dat DuoZorg beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier. DuoZorg is er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.

DuoZorg is gevestigd op twee locaties:

- DuoZorg Spijkenisse, Voorstraat 52, 3201 BB in Spijkenisse;

- DuoZorg Utrecht, Oud-Wulvenplantsoen 23, 3523 XS in Utrecht.

Deze onderhavige Privacy Verklaring is overkoepelend voor beide vestigingen.

Omdat DuoZorg onderdeel is van Careyn zijn een aantal zaken met betrekking tot de AVG belegd bij Careyn. Deze Privacy Verklaring geeft daar duidelijkheid over.

Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

DuoZorg heeft uw persoonsgegevens nodig om goed invulling te geven aan onze bedrijfsactiviteiten en de op ons rustende wettelijke verplichtingen. Wij doen dit alleen wanneer dit noodzakelijk is, op basis van de grondslagen zoals genoemd in de AVG. Als er geen grondslag is, dan vraagt DuoZorg uw expliciete toestemming. U kunt deze toestemming te allen tijde weer intrekken.

Waarvoor worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Verwerkingen van persoonsgegevens vinden als volgt plaats:

Bezoekers en gebruikers van de website:

- Cookies: de website van DuoZorg maakt gebruik cookies. Dit betreft functionele en analytische cookies en deze maken geen inbreuk op de privacy. Daarnaast betreft dit tracking cookies en daarvoor kunnen persoonsgegevens worden gebruikt. Hiervoor wordt toestemming gevraagd.

- Google Analytics: de website van DuoZorg maakt gebruik van Google Analytics. De gegenereerde gegevens worden geanonimiseerd opgeslagen (exclusief IP nummer), waardoor er geen inbreuk op de privacy gemaakt wordt.

- Formulier ‘Inschrijven’: gegevens worden opgeslagen in de database van het Content Management Systeem (CMS) van de website ten behoeve van het registreren van een potentiële uitzendkracht. Het betreft naam, geslacht, contactgegevens, CV en motivatie. De gegevens worden standaard 1 jaar bewaard.

- Formulier ‘Contact’: gegevens worden opgeslagen in de database van het CMS van de website en worden gemaild naar DuoZorg ten behoeve van het kunnen reageren op de vraag die via het formulier is gesteld. Het betreft naam, geslacht, contactgegevens en IP nummer. De grondslag is expliciete toestemming. In de database worden de gegevens 1 jaar bewaard.

Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, (ex-)uitzendkrachten, ZZP’ers

Voor de bedrijfsvoering worden gegevens van (potentiële) uitzendkrachten en ZZP’ers opgeslagen en, indien nodig en er een wettelijke grondslag voor is, uitgewisseld met opdrachtgevers. Bij sollicitanten betreft dit NAW-gegevens, contactgegevens, geboortegegevens, geslacht, nationaliteit, CV, beschikbaarheid en andere gegevens die van belang zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat (bijv. BIG-registratie en/of Verklaring Omtrent Gedrag). Bij uitzendkrachten betreft dit aanvullend BSN-nummer, kopie ID bewijs, functie en functieniveau en financiële gegevens. Bij ZZP’ers verwerken wij geen BSN-nummer en kopie ID bewijs, maar een kopie van het uittreksel KvK, btw-nummer, polis en betaalbewijs bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst.

Medewerkers van opdrachtgevers

Voor het verstrekken van informatie over de dienstverlening, het afsluiten van opdrachtovereenkomsten en het onderhouden van een zakelijke relatie verwerken wij de persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee DuoZorg zaken doet. Het betreft: naam, geslacht, contactgegevens, functie en daarnaast gegevens over het bedrijf die noodzakelijk zijn om de opdrachtovereenkomst te kunnen uitvoeren, factureergegevens en evaluatiegegevens over de dienstverlening. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

Medewerkers van leveranciers en andere zakelijke relaties

DuoZorg maakt gebruik van leveranciers wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of voor de uitvoering van een wettelijke verplichting. Zie: ‘Extern gebruik van gegevens’.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

DuoZorg bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Persoonsgegevens van uitzendkrachten bewaren wij in beginsel 2 jaar nadat de uitzendkracht uit dienst gaat. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens langer te bewaren. Zo is de bewaarplicht voor ID bewijzen 5 jaar na einde dienstverband en moeten fiscaal relevante persoonsgegevens volgens de belastingwetgeving 7 jaar bewaard worden.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

DuoZorg heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.

Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van de persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie de gegevens moeten verwerken, mogen dit. Wij regelen dit door deze medewerkers bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Verplichte doorgifte

Indien noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst of het uitvoeren van een wettelijke verplichting is DuoZorg verplicht om gegevens te delen met externen (bijv. de Belastingdienst en Arbodienst). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s

Voor haar bedrijfsvoering maakt DuoZorg gebruik van leveranciers van o.a. computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. DuoZorg sluit dan een verwerkersovereenkomst af met deze leveranciers. Leveranciers verplichten zich via deze overeenkomst om op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als DuoZorg zelf.

Overige doorgifte

DuoZorg deelt gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering of er een verplichting ten grondslag ligt. Verstrekking van gegevens aan andere externe partijen mag DuoZorg alleen doen nadat er expliciet toestemming is verleend.

Welke rechten kunt u uitoefenen?

De AVG biedt u verschillende rechten om controle te houden over de persoonsgegevens die DuoZorg over u verzamelt en gebruikt.

Wij lichten ze hieronder toe:

- Recht op inzage:

U mag DuoZorg vragen of deze persoonsgegevens van u heeft vastgelegd en zo ja, welke. Het doel hiervan is dat u kunt controleren of uw gegevens juist en volledig zijn.

U hoeft bij het indienen van een dergelijk verzoek geen rede hiertoe op te geven.

Als u van dit recht gebruik wilt maken kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. DuoZorg behandelt uw verzoek binnen een redelijke termijn.

- Recht op wijzigen of aanvullen van uw persoonsgegevens:

U mag DuoZorg vragen om uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of af te schermen als blijkt dat uw persoonsgegevens niet juist zijn. Als u van dit recht gebruik wenst te maken kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen en aanvullen.

- Recht op beperking van de verwerking:

U heeft het recht DuoZorg te vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken wanneer u van mening bent dat de gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn. Als u van dit recht gebruik wenst te maken, kunt u een aanvullend verzoek doen om de verwerking van uw gegevens te beperken.

- Recht op verwijderen van uw persoonsgegevens:

U heeft het recht DuoZorg te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen door middel van een beroep op uw recht op ‘vergetelheid’. Wij zullen dit verzoek in principe honoreren tenzij uw gegevens bewaard moeten blijven vanwege wettelijke verplichtingen.

- Recht op dataportabiliteit (gegevensoverdracht):

U heeft het recht DuoZorg te vragen om uw persoonsgegevens te ontvangen in een vorm waardoor u deze bijvoorbeeld gemakkelijk door kunt geven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunt u ons vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.

Indien u gebruik wilt maken van uw privacy-rechten kunt u een verzoek sturen aan: spijkenisse@duozorg.nl of utrecht@duozorg.nl DuoZorg behandelt uw verzoek binnen een redelijke termijn.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor al uw vragen en/of klachten kunt u direct contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming die voor heel Careyn is aangesteld via: privacy@careyn.nl.

Wilt u zich nader verdiepen in de regels die gelden voor het omgaan met persoonsgegevens in de zorg, dan kunt u de website van Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of de toepasselijke wetgeving raadplegen.

Als u niet tevreden bent met de manier waarop we uw bezwaar oppakken heeft u het recht om bij ons een klacht in te dienen. U kunt daarvoor gebruik maken van onze klachtenprocedure. U kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.